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Lettre de Référence d'Emploi
Téléchargez notre modèle à compléter pour utiliser comme preuve d'expérience de travail pour l'immigration canadienn
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Si vous faites une demande de résidence permanente au Canada par le biais du système d'immigration Entrée Express (programmes FSW, CEC ou FST), du Programme Pilote d'Immigration au Canada Atlantique ou de l'un des Programmes des Candidats des Provinces, vous devrez probablement fournir une preuve de votre expérience de travail actuelle ou passée.
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) exige que les candidats fournissent une lettre de leur entreprise contenant des informations spécifiques. C'est ce que l'on appelle une Lettre de Référence d'Emploi. Vous trouverez dans cet article les informations que requiert IRCC, que faire si votre entreprise ne souhaite pas vous fournir cette lettre et, enfin, un modèle de lettre que vous pouvez utiliser.
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) exige que les candidats fournissent une lettre de leur entreprise contenant des informations spécifiques. C'est ce que l'on appelle une Lettre de Référence d'Emploi. Vous trouverez dans cet article les informations que requiert IRCC, que faire si votre entreprise ne souhaite pas vous fournir cette lettre et, enfin, un modèle de lettre que vous pouvez utiliser.
Que faut-il inclure dans la Lettre de Référence ?
IRCC exige que la Lettre de Référence:
La partie la plus importante à garder à l’esprit est de faire figurer la liste des fonctions et des responsabilités dans la Lettre de Référence.
- (i) soit imprimée sur le papier à en-tête de la société, comprenant ses coordonnées (e-mail, numéro de téléphone et adresse),
- (ii) inclue le nom, le titre et la signature de votre supérieur hiérarchique ou du responsable des ressources humaines (RH) de l'entreprise, et
- (iii) inclue votre nom, le titre de toutes les occupations exercées dans l’entreprise avec les détails de chacune d’elles: liste des fonctions, date de début et de fin de l’emploi (le cas échéant), nombre d’heures de travail/semaine, salaire annuel et avantages.
La partie la plus importante à garder à l’esprit est de faire figurer la liste des fonctions et des responsabilités dans la Lettre de Référence.
Comment réussir à avoir une Lettre de Référence de mon employeur ?
Plusieurs scénarios sont possibles. Vous devez savoir qu'IRCC est ouvert d'esprit et que le fait de ne pas fournir la lettre dans le format exact requis ne signifie pas que votre demande sera rejetée. Si vous fournissez d'autres documents justificatifs ainsi qu'une Lettre d'Explication (LoE) détaillant pourquoi vous ne pouviez pas fournir le document conformément aux exigences d'IRCC, votre demande pourrait être acceptée.
Vous devez d’abord établir une ligne de confiance avec votre responsable et ne pas demander directement cette lettre détaillée. Vous pouvez commencer par discuter avec votre supérieur de ce qu’il pense d'aller travailler à l’étranger, s’il a de l’expérience et/ou des conseils en la matière.
Vous pouvez, quelques semaines ou quelques mois plus tard, lui dire que vous envisagez plus sérieusement d'immigrer et que vous pourriez avoir besoin de sa recommandation, et voir si cela lui conviendrait.
Vous pouvez ensuite consulter les ressources humaines pour voir s'ils sont disposés à vous fournir la lettre avec les informations requises. S'ils refusent, vous pouvez demander à votre responsable d'essayer de convaincre les ressources humaines et de leur assurer que le processus prendra au moins un an. Vous devriez les contacter par e-mail et demander une réponse afin de pouvoir ajouter l'e-mail dans vos pièces justificatives comme preuve que votre entreprise a refusé de vous fournir la lettre requise.
Si tout cela ne fonctionne pas, ce qui est tout à fait possible, votre dernière option consiste à demander à votre responsable de signer une lettre en son nom, même sans l'en-tête de la société, qui contiendra la plupart des informations requises, sinon toutes. Vous devrez également ajouter une copie de sa carte de visite et/ou son badge de société et faire certifier sa signature.
En plus de la Lettre de Référence signée par le responsable, vous devez ajouter une copie de tout document en rapport avec votre emploi: contrat, bulletins de paie, attestation d’emploi et/ou de salaire, lettres de promotion, etc.
Vous devez d’abord établir une ligne de confiance avec votre responsable et ne pas demander directement cette lettre détaillée. Vous pouvez commencer par discuter avec votre supérieur de ce qu’il pense d'aller travailler à l’étranger, s’il a de l’expérience et/ou des conseils en la matière.
Vous pouvez, quelques semaines ou quelques mois plus tard, lui dire que vous envisagez plus sérieusement d'immigrer et que vous pourriez avoir besoin de sa recommandation, et voir si cela lui conviendrait.
Vous pouvez ensuite consulter les ressources humaines pour voir s'ils sont disposés à vous fournir la lettre avec les informations requises. S'ils refusent, vous pouvez demander à votre responsable d'essayer de convaincre les ressources humaines et de leur assurer que le processus prendra au moins un an. Vous devriez les contacter par e-mail et demander une réponse afin de pouvoir ajouter l'e-mail dans vos pièces justificatives comme preuve que votre entreprise a refusé de vous fournir la lettre requise.
Si tout cela ne fonctionne pas, ce qui est tout à fait possible, votre dernière option consiste à demander à votre responsable de signer une lettre en son nom, même sans l'en-tête de la société, qui contiendra la plupart des informations requises, sinon toutes. Vous devrez également ajouter une copie de sa carte de visite et/ou son badge de société et faire certifier sa signature.
En plus de la Lettre de Référence signée par le responsable, vous devez ajouter une copie de tout document en rapport avec votre emploi: contrat, bulletins de paie, attestation d’emploi et/ou de salaire, lettres de promotion, etc.
Comment rédiger les Fonctions et Responsabilités de la Lettre ?
Vous devez d'abord trouver votre code CNP (Classification Nationale des Professions). En effet, chaque code CNP contient une liste de fonctions et de responsabilités et vous devez trouver le code CNP qui correspond le mieux à votre travail. Vous devez effectuer environ 80% des fonctions décrites dans la page du code CNP.
Il est très important de ne pas copier les fonctions de la page du code CNP et de les mettre dans la Lettre de Référence. En effet, IRCC le saura et doutera de l’authenticité de la lettre, ce qui entraînera très probablement une enquête plus poussée susceptible de rallonger les délais de traitement et/ou d’aboutir à un refus.
Nous vous conseillons vivement d’écrire vos propres tâches (si vous n'avez pas de fiche de poste officielle de votre entreprise) et de vous inspirer de celles de la page du code CNP. N'utilisez pas le même ordre que celui de la page du code CNP et n'utilisez pas le même nombre de fonctions. Enfin, ajoutez deux ou trois fonctions (ou plus) qui ne figurent pas sur la page du code CNP.
Il est très important de ne pas copier les fonctions de la page du code CNP et de les mettre dans la Lettre de Référence. En effet, IRCC le saura et doutera de l’authenticité de la lettre, ce qui entraînera très probablement une enquête plus poussée susceptible de rallonger les délais de traitement et/ou d’aboutir à un refus.
Nous vous conseillons vivement d’écrire vos propres tâches (si vous n'avez pas de fiche de poste officielle de votre entreprise) et de vous inspirer de celles de la page du code CNP. N'utilisez pas le même ordre que celui de la page du code CNP et n'utilisez pas le même nombre de fonctions. Enfin, ajoutez deux ou trois fonctions (ou plus) qui ne figurent pas sur la page du code CNP.
Modèle de Lettre de Référence d'Emploi
Cliquez sur la section ci-dessous pour voir notre modèle de Lettre de Référence d'Emploi. Vous pouvez également télécharger le document Word en français ou en anglais ci-dessous.
Lettre de Référence d'Emploi - Modèle
{En-tête de la société avec informations de contact (e-mail, adresse, numéro de téléphone
OU Nom du Manager avec ses informations de contact (e-mail, adresse, numéro de téléphone)}
Objet : LETTRE DE REFERENCE — Expérience de travail chez {Nom de la société}
{Ville, Date}
Madame, Monsieur,
Par la présente, j'atteste, en tant que manager direct de {Votre nom}, que ce dernier est embauché par {Nom de la société} depuis le {Date d’embauche} en tant que {Titre du poste}, à {temps plein ou temps partiel} avec une charge de travail de {nombre d’heures de travail/semaine}, et est toujours en poste chez {Nom de la Société} sous ma supervision {ou mettre date de fin d’emploi si vous avez quitté la société, et mettre les verbes au passé}. Son salaire annuel s’élève à {montant en devise locale} et ses avantages consistent en {liste des avantages}.
À ce titre, les fonctions et responsabilités de {Votre nom} au poste de {Titre du poste} sont les suivantes :
{Si votre manager refuse de fournir certaines informations requises par IRCC, vous pouvez rajoutez une phrase de ce type : « N’ayant pas les pouvoirs nécessaires, je ne peux attester du salaire de {Votre nom}, ni utiliser l’en-tête de la société pour cette lettre. »}
En espérant être conforme à vos attentes,
{Titre du poste du Manager}
{Nom du Manager}
OU Nom du Manager avec ses informations de contact (e-mail, adresse, numéro de téléphone)}
Objet : LETTRE DE REFERENCE — Expérience de travail chez {Nom de la société}
{Ville, Date}
Madame, Monsieur,
Par la présente, j'atteste, en tant que manager direct de {Votre nom}, que ce dernier est embauché par {Nom de la société} depuis le {Date d’embauche} en tant que {Titre du poste}, à {temps plein ou temps partiel} avec une charge de travail de {nombre d’heures de travail/semaine}, et est toujours en poste chez {Nom de la Société} sous ma supervision {ou mettre date de fin d’emploi si vous avez quitté la société, et mettre les verbes au passé}. Son salaire annuel s’élève à {montant en devise locale} et ses avantages consistent en {liste des avantages}.
À ce titre, les fonctions et responsabilités de {Votre nom} au poste de {Titre du poste} sont les suivantes :
- {Fonction 1}
- {Fonction 2}
- {Fonction 3}
- {Fonction 4}
- {Fonction 5}
{Si votre manager refuse de fournir certaines informations requises par IRCC, vous pouvez rajoutez une phrase de ce type : « N’ayant pas les pouvoirs nécessaires, je ne peux attester du salaire de {Votre nom}, ni utiliser l’en-tête de la société pour cette lettre. »}
En espérant être conforme à vos attentes,
{Titre du poste du Manager}
{Nom du Manager}
